Asistente Ejecutivo

Descripción del puesto de Asistente Ejecutivo

En PossAbility, LLC, nos esforzamos por ser la diferencia que queremos ver en el mundo, invirtiendo plenamente en la comunidad con un enfoque sincero, centrado en la persona y en la capacidad. Honramos los dones únicos de cada persona, apoyándola para que sea todo lo que pueda y desee ser. Nuestra misión es involucrar los corazones, empoderar vidas y fomentar que cada posibilidad florezca en realidad. Creemos en un mundo donde todos sean vistos y apoyados, cada individuo merece una comunidad donde sus habilidades sean celebradas y su voz sea escuchada. PossAbility garantiza sentimientos de inclusión, dignidad, respeto, apoyo, seguridad y, lo más importante, aceptar quiénes son, tal y como son.

Responsabilidades clave

PossAbility, LLC es una agencia activa y centrada en la comunidad. A medida que seguimos recibiendo una afluencia constante de nuevas personas bajo nuestro cuidado, buscamos un Asistente Ejecutivo fiable y organizado que mantenga nuestras operaciones diarias funcionando sin problemas.

Como Asistente Ejecutivo, actúas como socio operativo del Propietario de la Agencia, asegurando que los sistemas entre bastidores sean tan compasivos y organizados como la atención que ofrecemos. Este es un puesto práctico para un profesional experimentado que disfruta haciendo varias cosas a la vez en una oficina pequeña y entiende que la documentación organizada es una forma de defensa de las personas a las que servimos.

Las responsabilidades incluyen:

1.     Programación y coordinación

Planificación estratégica, coordinación y logística de viajes

·       Gestión del calendario centrada en la inclusión: Mantener el calendario maestro de la agencia, coordinando con precisión las visitas al lugar, las reuniones de equipo y las citas críticas con los organismos estatales.

·       Eficiencia y planificación de viajes: Planifica y coordina los desplazamientos locales a los centros comunitarios para optimizar la jornada laboral del equipo y maximizar el tiempo de atención al cliente.  Ejecutivo

·       Preparación para la reunión: Organizar proactivamente todos los archivos necesarios de los clientes, notas informativas y datos de contexto necesarios para visitas a obra o reuniones con partes interesadas, para asegurar que el propietario esté completamente preparado.

·       Supervisión de la accesibilidad: Asegúrese de que la oficina física siga atendiendo durante el horario laboral y que las líneas de comunicación, incluida la línea telefónica fuera de horario, sigan funcionando y respondan a las necesidades de atención

2.     Crecimiento y Apoyo en Oficinas

Empoderamiento del personal y apoyo al crecimiento

·       Incorporación integral y recursos humanos: Gestiona el flujo de la documentación administrativa para nuevos empleados y inicios de clientes, asegurando que cada expediente esté 100% completo y listo para auditoría según los estándares estatales.

·       Acreditación y soporte del personal: Verifica que todos los empleados contratados estén cualificados y cumplan con los estándares específicos indicados en sus descripciones de puesto antes de comenzar su servicio.

·       Gestión del Proyecto: Mantener una lista dinámica de proyectos activos de la agencia y plazos, proporcionando al propietario actualizaciones rápidas y precisas para asegurar que el crecimiento se produzca sin sacrificar la calidad.

·       Funciones de enlace: Actúa como puente profesional entre la agencia y los empleados, proveedores, tutores y la comunidad para asegurar que se mantengan los acuerdos contractuales y la calidad de la atención

3.     Cumplimiento y documentación

Documentación Avanzada y Cumplimiento Regulatorio

·       Integridad de los Registros: Supervisa y mantiene los registros actuales de personal, administrativos y de clientes de manera estrictamente confidencial y organizada.

·       Defensa regulatoria: Asegurarse de que todos los servicios cumplan con las normativas federales, estatales y locales, incluyendo el mantenimiento de un organigrama y políticas de las agencias actualizados.

·       Gestión de Incidentes e Informes: Coordinar la presentación de informes de agencias y quejas de clientes a los departamentos estatales; Específicamente, asegurarse de que cualquier informe de incidentes se presente en un plazo de 24 horas con un plan de acción correctiva establecido.

·       Aprendizaje Continuo: Mantente al día con las formaciones obligatorias sobre leyes federales y estatales para mantener un conocimiento activo y preciso de las normativas de atención centrada en el cliente.

·       Seguimiento de credenciales y documentos: Mantener un sistema fiable para registrar certificaciones profesionales, licencias, formaciones y las fechas de renovación de licencias estatales de la agencia.

·        Redacción profesional: Ayuda a redactar memorandos claros, cartas y presentaciones sencillas que representen el trabajo y la misión de la agencia.

4.     Seguimiento y Seguimiento Financiero

Gestión Financiera y Desarrollo Empresarial

·       Supervisión financiera: Realizar un seguimiento regular de QuickBooks para categorizar correctamente las transacciones y proporcionar instantáneas precisas del flujo de caja actual de la agencia.

·       Facturación y reembolso: Gestionar el proceso integral de facturación y reembolso manteniendo registros precisos de todas las horas de servicio trabajadas para garantizar la sostenibilidad de la agencia.

·       Retención de registros confidenciales: Mantener archivos digitales y físicos seguros y confidenciales de todos los contratos financieros, correspondencia estatal, archivos de personal y registros de clientes.

·       Cumplimiento e integridad: Asegúrese de que toda la documentación financiera y el manejo de datos cumplan con las normas HIPAA y las normativas estatales de privacidad

·       Monitorización de la utilización: Monitorizar las horas de utilización de la agencia y monitorizar las fechas de renovación de certificaciones profesionales para evitar fallos de servicio y mantener el cumplimiento total de la normativa

5.     Crecimiento Estratégico del Negocio y Desarrollo de Programas

Apoyar al Propietario de la Agencia en la ampliación del alcance de PossAbility requiere una mentalidad proactiva centrada tanto en la salud organizacional como en el impacto comunitario.

·        Estrategia de crecimiento e ingresos: Contribuir a esfuerzos estratégicos para ampliar la base de clientes y promover el crecimiento de ingresos a largo plazo mediante el desarrollo de programas dedicados.

·        Implementación del programa: Ayudar en la planificación, diseño e implementación de nuevos programas y políticas de gestión que mejoren la calidad de la atención y el flujo operativo interno.

·        Comunicaciones orientadas a la misión: Redacta memorandos, cartas y presentaciones claras y profesionales que representen eficazmente el enfoque único y centrado en la persona de la agencia hacia posibles socios y partes interesadas.

·        Escalado organizacional: Mantener un organigrama actualizado que defina claramente las líneas de autoridad para la dirección, el personal y los clientes a medida que la agencia sigue creciendo.

·        Aseguramiento de calidad: Asegurarse de que todo el nuevo personal cumpla con cualificaciones específicas y que todos los informes de incidentes requeridos incluyan un plan de acción correctiva presentado en un plazo de 24 horas para mantener altos estándares de excelencia.

Tipos de trabajo: A tiempo completo, a tiempo parcial

Beneficios:

·        Tiempo libre remunerado

·        Crecimiento profesional

Educación:

Experiencia:

Disposición a viajar:

Lugar de trabajo: Mando a distancia híbrido en Springfield, IL 62704

Cualificaciones

Para garantizar la estabilidad y el alto estándar de atención en PossAbility, el Asistente Ejecutivo debe poseer una combinación de experiencia profesional, conocimientos especializados en atención sanitaria y un gran compromiso con el servicio.

Experiencia profesional

Educación y certificaciones

Habilidades Técnicas y Funcionales

Legal y Logística

Atributos Principales

Habilidades: Comunicación verbal sólida, escucha activa y un enfoque compasivo y "de gran corazón" hacia el servicio. Debe poseer habilidades interpersonales, capacidad para hacer varias cosas a la vez a la vez en la situación, pensamiento crítico, practicar la escucha activa y la validación, tener comprensión lectora, mentalidad de trabajo en equipo, un enfoque centrado en la persona y habilidades para resolver problemas.

Un lugar de trabajo donde cada miembro del equipo es valorado y empoderado para crecer.